Polier – Handbuch

Willkommen bei Polier, deiner App für den Handwerks-Bürokram: Kunden, Aufträge, Angebote, Rechnungen, Berichte, Einsatzplanung und mehr – alles an einem Ort. Dieses Handbuch erklärt jede Funktion und wo du klicken musst.

Hinweis zu den Tarifen: Manche Funktionen sind erst ab einem höheren Tarif verfügbar. Gesperrte Menüpunkte erkennst du am Schloss-Symbol. Im Text steht bei solchen Funktionen dabei, ab welchem Tarif sie freigeschaltet sind (Geselle / Meister / Innung).

1. Erste Schritte

Betrieb registrieren

  1. Öffne die Startseite und klicke oben rechts auf „Kostenlos starten" (oder „Jetzt kostenlos testen").
  2. Fülle das Formular aus: Name deines Betriebs, dein Name, E-Mail und Passwort (mindestens 8 Zeichen).
  3. Klicke auf „1 Monat kostenlos testen".
  4. Du bekommst eine Bestätigungs-E-Mail. Öffne sie und klicke auf den Link „E-Mail bestätigen".
  5. Danach kannst du dich anmelden. Dein Betrieb startet mit einer einmonatigen Testphase.

Anmelden

  1. Klicke auf „Anmelden".
  2. Gib E-Mail und Passwort ein und klicke auf „Anmelden".

Passwort vergessen

  1. Auf der Anmelde-Seite klickst du neben dem Passwort-Feld auf „Passwort vergessen?".
  2. Gib deine E-Mail-Adresse ein und klicke auf „Link anfordern".
  3. Du bekommst eine E-Mail mit einem Link (60 Minuten gültig). Klicke darauf und vergib ein neues Passwort.

2. Die Oberfläche

Nach dem Anmelden siehst du oben die Navigationsleiste:

  • Links: das Polier-Logo (bringt dich zurück zur Übersicht) und dein Tarif.
  • Mitte: die Menüpunkte (Übersicht, Kunden, Aufträge, Angebote, Rechnungen …). Auf schmalen Bildschirmen versteckt sich das Menü hinter dem Symbol mit den drei Strichen (☰) oben rechts.
  • Rechts: Umschalter für Hell/Dunkel-Modus (Sonne/Mond) und dein Benutzer-Menü (dein Kürzel im Kreis).

    Bei den Menüpunkten Erinnerungen und Berichte erscheint eine kleine farbige Zahl, wenn etwas für dich ansteht (z. B. fällige Erinnerungen oder Berichte, die auf deine Prüfung warten).

    Über dein Benutzer-Menü (oben rechts auf dein Kürzel klicken) erreichst du:

  • Betriebsdaten (nur Inhaber)
  • Team verwalten (nur Inhaber)
  • Abo & Abrechnung (nur Inhaber)
  • Passwort ändern
  • Abmelden

3. Übersicht (Startseite)

Die Übersicht ist deine Startseite nach dem Login. Du erreichst sie jederzeit über „Übersicht" im Menü oder durch Klick auf das Logo.

Hier siehst du:

  • Kennzahlen: Anzahl Kunden, offene Aufträge, Aufträge in Bearbeitung, im Monat abgeschlossene Aufträge.
  • Schnellzugriff: große Kacheln, um direkt einen neuen Auftrag, Kunden, eine Rechnung usw. anzulegen.
  • Deine Baustellen diese Woche: wenn dir Aufträge zugewiesen sind (siehe Einsatzplan), erscheinen sie hier.

4. Kunden

Menüpunkt „Kunden". Hier verwaltest du die Endkunden deines Betriebs (Privatpersonen oder Firmen).

Kunden anlegen

  1. Klicke auf „+ Neuer Kunde".
  2. Wähle den Kundentyp: Privat oder Firma.
  3. Fülle die Felder aus (Name bzw. Firmenname, Anschrift, Telefon, E-Mail, ggf. USt-IdNr., Notizen).
  4. Klicke auf „Speichern".

Kunden suchen

Nutze das Suchfeld über der Liste und klicke auf „Suchen". Mit dem X setzt du die Suche zurück.

Kunden-Detailseite (Historie)

Klicke in der Liste auf den Namen eines Kunden. Du siehst:

  • Kontaktdaten und Notizen.
  • Umsatz: wie viel dieser Kunde bereits bezahlt hat und was noch offen ist.
  • Aufträge, Angebote und Rechnungen dieses Kunden – jeweils anklickbar.

Bearbeiten / Löschen

In der Liste (oder auf der Detailseite) findest du „Bearbeiten". Zum Löschen nutzt du den „Löschen"-Knopf (mit Sicherheitsabfrage).

5. Aufträge

Menüpunkt „Aufträge". Das Herzstück deines Tagesgeschäfts.

Auftrag anlegen

  1. Klicke auf „+ Neuer Auftrag".
  2. Gib Titel, Kunde, Beschreibung, Status und optional eine Frist ein.
  3. Klicke auf „Speichern".

Status filtern

Über der Liste kannst du nach Status filtern: Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen.

Auftrags-Detailseite

Klicke auf einen Auftrag. Dort findest du mehrere Blöcke:

Team auf dieser Baustelle (ab Meister-Tarif, nur Inhaber)

  • Weise Mitarbeiter zu: Mitarbeiter auswählen, Zeitraum (Von / optional Bis) angeben, „Zuweisen".
  • Bestehende Zuweisungen kannst du mit „Entfernen" löschen.
  • Alle Zuweisungen zusammen siehst du im Einsatzplan (siehe Kapitel 9).

    Anzahlungen (A-Conto)

  • Erfasse Vorauszahlungen des Kunden: Betrag, Datum, Notiz eingeben, „Anzahlung erfassen".
  • Der offene Betrag wird bei der nächsten Rechnung zu diesem Auftrag automatisch abgezogen.
  • Noch nicht verrechnete Anzahlungen kannst du mit „Entfernen" wieder löschen.

    Erfasste Zeiten (ab Meister-Tarif) – Übersicht der auf den Auftrag gebuchten Stunden.

    Angebote / Rechnungen – die mit dem Auftrag verknüpften Belege, anklickbar.

6. Angebote

Menüpunkt „Angebote" (ab Meister-Tarif).

Angebot erstellen

  1. Klicke auf „+ Neues Angebot".
  2. Wähle Kunde und optional den zugehörigen Auftrag, setze das Gültigkeitsdatum.
  3. Wähle den MwSt.-Satz: 19 % (Regelsatz), 7 % (ermäßigt) oder 0 % (steuerfrei). Bei 0 % musst du einen Grund der Steuerbefreiung angeben (z. B. „Kleinunternehmer nach § 19 UStG").
  4. Trage die Positionen ein (Beschreibung, Menge, Einzelpreis). Mit „+ Position hinzufügen" fügst du weitere Zeilen hinzu. Netto, MwSt. und Brutto werden automatisch berechnet.
  5. Klicke auf „Speichern". Die Angebotsnummer wird automatisch fortlaufend vergeben.

Positionen von der KI vorschlagen lassen (ab Innung-Tarif)

Im Formular gibt es die Box „Mit KI erstellen". Beschreibe die Leistung in Stichworten (z. B. „Wallbox installieren, 4 Stück à 890 €, Montage 8 Std à 85 €") und klicke auf „Positionen vorschlagen". Die KI füllt die Tabelle – du kannst alles noch anpassen.

Angebot verschicken

Öffne das Angebot und klappe „Per E-Mail an den Kunden senden" auf. Empfänger prüfen, optional eine Nachricht schreiben, dann „Angebot senden (PDF-Anhang)". Der Kunde erhält das Angebot als PDF.

PDF herunterladen

Auf der Angebots-Detailseite: „PDF herunterladen".

Status setzen

Auf der Detailseite kannst du das Angebot als gesendet, angenommen oder abgelehnt markieren.

7. Rechnungen

Menüpunkt „Rechnungen" (ab Meister-Tarif).

Wichtig: Entwurf und Rechnungsnummer

Damit deine Nummerierung gesetzeskonform (lückenlos) bleibt, bekommt eine Rechnung ihre endgültige Nummer erst beim Versenden/Finalisieren. Solange sie Entwurf ist, trägt sie noch keine Nummer – so entstehen keine Lücken, wenn du einen Entwurf wieder verwirfst.

Rechnung erstellen

  1. Klicke auf „+ Neue Rechnung".
  2. Wähle Kunde, Fälligkeitsdatum (wird aus deinem Standard-Zahlungsziel vorgeschlagen) und MwSt.-Satz.
  3. Trage die Positionen ein (wie beim Angebot, inkl. KI-Hilfe ab Innung).
  4. Status:
    • Entwurf → speichern, Nummer wird später vergeben.
    • Gesendet → Nummer wird sofort vergeben.
  5. Klicke auf „Speichern".

Rechnung versenden

Öffne die Rechnung und klappe „Per E-Mail an den Kunden senden" auf. Empfänger + optionale Nachricht, dann senden. Ein Entwurf wird dabei automatisch finalisiert (Nummer wird vergeben).

Entwurf bearbeiten

Solange eine Rechnung Entwurf ist, kannst du sie über „Bearbeiten" ändern. Finalisierte Rechnungen sind aus rechtlichen Gründen unveränderlich.

Zahlungen erfassen

Auf der Rechnungs-Detailseite gibt es den Block „Zahlungen":

  • Trage Teilzahlungen ein (Betrag, Datum, Notiz) und klicke „Zahlung erfassen".
  • Du siehst jederzeit, wie viel bezahlt und wie viel noch offen ist.
  • Sobald alles (inkl. verrechneter Anzahlung) beglichen ist, wird die Rechnung automatisch als „bezahlt" markiert.

Als bezahlt markieren

Alternativ kannst du oben direkt auf „Als bezahlt markieren" klicken.

Stornieren

Finalisierte Rechnungen kannst du nicht löschen (Gesetz), aber stornieren: Knopf „Stornieren" oben. Die Rechnung bleibt für die Buchhaltung erhalten.

Überfällige Rechnungen

Rechnungen, deren Fälligkeitsdatum überschritten ist, werden automatisch als „Überfällig" markiert.

PDF herunterladen

Auf der Detailseite: „PDF herunterladen" (nur für finalisierte Rechnungen).

DATEV-Export (nur Inhaber)

In der Rechnungsliste findest du „DATEV Export" – erzeugt eine CSV-Datei für dein Steuerbüro.

8. Aus Angebot eine Rechnung machen (Ein-Klick)

Hast du ein angenommenes oder gesendetes Angebot, klicke auf der Angebots-Detailseite auf „→ Rechnung erstellen". Polier legt eine Rechnung mit allen Positionen an und springt direkt in die Bearbeitung. Du musst nur noch Abweichungen anpassen (z. B. wenn statt der kalkulierten 20 Stunden real 25 gearbeitet wurden). Eine offene Anzahlung aus dem Auftrag wird automatisch abgezogen.

9. Einsatzplan (ab Meister-Tarif, nur Inhaber)

Menüpunkt „Einsatzplan". Die zentrale Wochenübersicht: wer ist auf welcher Baustelle?

  • Zeilen = deine Mitarbeiter, Spalten = die Wochentage (Mo–So). Der heutige Tag ist hervorgehoben.
  • In jeder Zelle stehen die Aufträge/Baustellen des Tages – anklickbar.
  • Mit „← Vorige", „Heute" und „Nächste →" blätterst du durch die Wochen.

    Die Zuweisungen selbst legst du auf der Auftrags-Detailseite an (Block „Team auf dieser Baustelle", siehe Kapitel 5). Jeder Mitarbeiter sieht seine eigenen Einsätze auf seiner Übersicht.

Meine Baustellen (für Monteure) (ab Meister-Tarif)

Menüpunkt „Meine Baustellen" (Gruppe „Team & Planung"). Die handytaugliche Ansicht für unterwegs: Jeder sieht hier als Kartenliste nur die Aufträge, auf die er selbst eingeteilt ist.

  • Jede Karte zeigt Titel, Kunde, Status, Einsatz-Zeitraum, Fälligkeit, Baustellen-Anschrift und die Notiz aus der Zuweisung. Laufende Einsätze stehen oben, kommende sind leicht abgesetzt.
  • 🗺️ Route öffnet die Anschrift in Google Maps, 📞 Anrufen wählt die Kundennummer direkt.
  • Ein Tipp auf die Karte öffnet den vollständigen Auftrag.
  • Abgeschlossene und stornierte Aufträge werden ausgeblendet – hier steht nur, was noch ansteht.

10. Berichte (ab Meister-Tarif)

Menüpunkt „Berichte". Wochen- und Tätigkeitsberichte – am schnellsten per Sprache.

Bericht per Sprache erstellen

  1. Klicke auf „+ Neuer Bericht".
  2. Tippe auf den großen Mikrofon-Knopf und sprich, z. B. „Kunde Müller, heute 20 Quadratmeter Fliesen verlegt und 3 Sack Kleber verbraucht."
  3. Das Gesprochene erscheint im Textfeld. Sobald du fertig bist, füllt Polier automatisch aus: Titel, Auftrag (anhand des Kundennamens), Datum, ausformulierter Berichtstext und erkanntes Material.
  4. Prüfe alles, korrigiere bei Bedarf und klicke auf „Einreichen".

    (Kein Mikrofon? Du kannst den Text auch eintippen.)

Fotos & Videos anhängen (Baustellen-Dokumentation)

Öffne einen Bericht. Im Block „📷 Fotos & Videos" kannst du Bilder oder Videos von der Baustelle hochladen („Datei auswählen" → „Hochladen", mehrere gleichzeitig möglich, max. 60 MB je Datei). Auf dem Handy öffnet sich direkt die Kamera. Die Dateien erscheinen als Galerie – anklicken zum Vergrößern, mit dem ✕ löschen (solange der Bericht nicht genehmigt ist).

Genehmigen (Inhaber)

Reicht ein Mitarbeiter einen Bericht ein, bekommst du als Inhaber eine E-Mail und siehst eine Zahl am Menüpunkt „Berichte". Öffne den Bericht und genehmige oder lehne ab. Angehängte Fotos/Videos siehst du dabei mit.

11. Erinnerungen

Menüpunkt „Erinnerungen". Notizen mit Fälligkeit – ideal für „nicht vergessen".

  • Neue Erinnerung: Text und Fälligkeitsdatum eingeben, speichern. Du kannst auch das Mikrofon nutzen und z. B. sagen „Morgen 16:30 Silikon besorgen" – Datum und Uhrzeit werden erkannt.
  • Fällige/überfällige Erinnerungen erscheinen als rote Zahl am Menüpunkt.
  • Erledigte Erinnerungen kannst du abhaken.

12. Zeiterfassung (ab Meister-Tarif)

Menüpunkt „Zeiten". Erfasse Arbeitsstunden je Auftrag: Datum, Auftrag, Stunden, Beschreibung. Als Inhaber kannst du die Zeiten als CSV exportieren (Vorstufe für die Lohnabrechnung).

13. Lager (ab Innung-Tarif)

Menüpunkt „Lager". Verwalte deinen Materialbestand:

  • Artikel anlegen (Bezeichnung, Einheit, Bestand, Mindestbestand).
  • Zu-/Abgänge und Korrekturen buchen, optional einem Auftrag zuordnen.
  • Bei Unterschreitung des Mindestbestands bekommst du eine Warnung.

14. Unternehmenszahlen (ab Meister-Tarif, nur Inhaber)

Menüpunkt „Zahlen". Deine betriebswirtschaftliche Auswertung:

  • Umsatz des Monats (bezahlte Rechnungen), offene und überfällige Beträge, Kosten und Gewinn des Monats.
  • Angebots-Erfolgsquote, 6-Monats-Verlauf von Umsatz und Kosten nebeneinander, Top-Kunden.

    Ausgaben erfassen: Im Block „Ausgaben erfassen" trägst du Kosten ein (Datum, Kategorie wie Material/Fremdleistung/Fahrzeug, Betrag, Notiz) und klickst „Ausgabe erfassen". Daraus berechnet Polier Kosten und Gewinn. Einzelne Ausgaben kannst du wieder löschen.

    DATEV-Export: Die Konten für den DATEV-Buchungsstapel stellst du unter Betriebsdaten ein (Erlöskonten je MwSt-Satz, Debitor-Sammelkonto, Berater-/Mandantennummer). Einem Kunden kannst du in seinem Formular ein eigenes Debitorenkonto geben.

15. KI-Assistent (ab Innung-Tarif)

Menüpunkt „KI-Assistent". Stelle Fragen rund um deinen Betrieb – Angebote, Rechnungen, rechtliche Grundlagen (VOB/BGB), Kundenkommunikation. Tippe deine Frage ein und sende sie ab. Hinweis: KI-Antworten können Fehler enthalten – wichtige Entscheidungen bitte selbst prüfen.

16. Team verwalten (ab Meister-Tarif, nur Inhaber)

Benutzer-Menü (oben rechts) → „Team verwalten".

Mitarbeiter einladen

  1. Rechts im Formular „Mitarbeiter einladen" die E-Mail-Adresse und die Rolle wählen (Mitarbeiter oder Meister).
  2. Klicke auf „Einladungslink erstellen". Der Link wird angezeigt und kann weitergegeben werden; der Eingeladene vergibt sich damit Name und Passwort.

Mitglieder verwalten

Je Mitglied kannst du:

  • die Rolle über das Auswahlfeld ändern (Mitarbeiter ⇄ Meister),
  • den Zugang deaktivieren / reaktivieren,
  • über „Reset" einen Passwort-Reset anstoßen (der Mitarbeiter bekommt einen Link per Mail und muss ein neues Passwort setzen).

17. Betriebsdaten (nur Inhaber)

Benutzer-Menü → „Betriebsdaten". Diese Angaben erscheinen im Briefkopf deiner Angebote und Rechnungen.

  • Betriebsname, Anschrift, Telefon, E-Mail, Website.
  • Steuernummer / USt-IdNr. und Bankverbindung (für rechtsgültige Rechnungen wichtig).
  • Standard-Zahlungsziel (Tage) – wird bei neuen Rechnungen als Fälligkeit vorgeschlagen.
  • Logo hochladen (PNG/JPG, max. 1 MB) – erscheint oben im PDF.

    Nach dem Ausfüllen auf „Speichern" klicken.

18. Abo & Abrechnung (nur Inhaber)

Benutzer-Menü → „Abo & Abrechnung".

  • Während der Testphase siehst du, wie viele Tage noch verbleiben. Du kannst jederzeit einen Tarif abschließen.
  • Tarif wählen: Beim gewünschten Tarif auf den Knopf klicken – du wirst sicher zur Zahlung (Stripe) geführt.
  • Aktives Abo verwalten: Über „Abrechnungsportal öffnen" änderst du Tarif, Zahlungsmethode, siehst Rechnungen oder kündigst.
  • Nach Ende der Testphase ohne Abo wird der Zugang gesperrt, bis du einen Tarif abschließt. Deine Daten bleiben erhalten.

Die Tarife

  • Geselle – für Einzelkämpfer: Kunden und Aufträge, Erinnerungen.
  • Meister – zusätzlich: Angebote, Rechnungen, Zeiterfassung, Berichte, Team, Einsatzplan, Unternehmenszahlen.
  • Innung – zusätzlich: KI-Assistent & „Mit KI erstellen", Lager, unbegrenzte Kunden/Aufträge/Nutzer.

19. Dark Mode & Passwort

  • Hell/Dunkel umschalten: Sonne/Mond-Symbol oben rechts. Ohne eigene Wahl folgt Polier automatisch deiner Systemeinstellung.
  • Passwort ändern: Benutzer-Menü → „Passwort ändern".

20. Häufige Fragen

Ich sehe einen Menüpunkt mit Schloss – warum? Diese Funktion ist in deinem Tarif noch nicht enthalten. Über Abo & Abrechnung kannst du upgraden.

Warum hat mein Rechnungsentwurf keine Nummer? Die Nummer wird erst beim Versenden vergeben – so bleibt deine Nummerierung lückenlos (gesetzeskonform).

Kann ich eine falsche Rechnung löschen? Entwürfe ja. Bereits versendete Rechnungen nicht – die musst du stornieren (bleiben erhalten).

Wie ziehe ich eine Anzahlung ab? Erfasse die Anzahlung beim Auftrag. Bei der nächsten Rechnung zu diesem Auftrag wird sie automatisch abgezogen und auf dem Beleg ausgewiesen.

Der Kunde bekommt keine Mail – was tun? Prüfe, ob die E-Mail-Adresse des Kunden korrekt hinterlegt ist. Der Empfänger kann beim Versenden auch direkt im Feld angepasst werden.

Polier – damit du dich aufs Handwerk konzentrieren kannst.